Статусы и жизненный цикл заявки

Исходящие заявки могут принимать следующие статусы:

Создано - заявка созданная пользователем и ещё не обработанная оператором или администратором системы;
Согласование - созданная заявка, требующая согласования ответственным лицом;
Отклонено - заявка в статусе "Согласование", которая по каким-то причинам была отклонена согласователем;
Выполняется - обработанная оператором заявка, по которой была назначена курьерская служба;
Доставлено - заявка, которая была доставлена получателю;
Отменено КС - заявка, которая по каким-то причинам была отменена курьерской службой.

Входящие заявки могут быть в статусах:

Доставлено - в случае если корреспонденция/груз поступили в компанию, но ещё не были вручены адресату;
Получено - если отправление вручено адресату.

Пользователь имеет возможность просматривать краткую информацию по входящим заявкам, а также видит их историю.

Жизненный цикл заявки:

Все заявки в системе принимают различные статусы в зависимости от действий, совершаемых пользователями. Каждое действие будет сопровождаться почтовыми и системными уведомлениями, при соответствующих настройках в профиле пользователя.

Пример системного уведомления:

После создания заявки пользователем она будет сохранена в статусе "Создано", а оператор получит соответствующее уведомление.

Для перевода заявки в следующий статус оператору потребуется обработать её и назначить курьерскую службу. После этого заявка перейдет в статус "Выполняется", а её автору поступит уведомление об изменении статуса.

В случае, если это была внутренняя почта, то есть при оформлении заявки в блоках Отправитель и Получатель были проставлены чекбоксы Отправка из офиса и В офис, то после назначения оператором курьерской службы данная исходящая заявка будет отображена и во входящих.

Также оператор может самостоятельно создавать заявки и сразу назначать им курьерскую службу. В этом случае заявка сразу будет принимать статус "Выполняется".

В случае если заявка по какой-то причине будет отклонена курьерской службой, то её статус изменится на "Отменено КС".

Заявки, требующие согласования, будут создаваться в статусе "Согласование". Сотруднику, ответственному за согласование, также будет направлено уведомление. В зависимости от его действий заявка может принять статус:

Отменено - если её отклонили;
Создано - в случае если она была подтверждена согласователем.

В обоих случаях автор заявки получит уведомление. Если заявка была согласована, дополнительно будет отправлено уведомление оператору, который должен будет её обработать.

Если пользователь внесет изменения в согласованную, но еще не обработанную заявку, то она будет повторно отправлена на согласование.

Операторы и администраторы могут вносить изменения в заявку и назначать курьерскую службу без повторного согласования.

Статус "Выполняется" сменится на следующий, когда в заявку будет внесена информация о доставке. Это может происходить автоматически, в зависимости от статуса, переданного курьерской службой, или вручную, когда оператор укажет дату доставки и получателя. В этом случае исходящая заявка перейдет в статус "Доставлено".

В случае если была оформлена заявка "из офиса в офис", но у компании отключена функция "Использует внутреннюю почту" в разделе локации, то после передачи информации о доставке КС заявка также автоматически перейдет в статус "Доставлено". При включенной функции, по завершению доставки со стороны курьерской службы, заявка будет проверяться по условию - если у офиса отправителя установлен чекбокс внутренней почты, то в истории заявки отметится статус "Доставлено", но сама она останется в статусе "Выполняется". В таком случае оператор офиса получателя должен будет найти корреспонденцию по номеру заявки или накладной во входящих и завершить ее обработку, чтобы заявка перешла в статус "Доставлено".

Новые входящие заявки создаются в статусе "Доставлено", если отправление только поступило в компанию, но еще не было вручено адресату. В статус "Получено" заявка перейдет в случае, если получатель забрал отправление.