Статусы и жизненный цикл заявки

 
Исходящие заявки могут принимать следующие статусы:
 
  • Создано - заявка созданная пользователем и ещё не обработанная оператором или администратором системы;
  • Согласование - созданная заявка, требующая согласования ответственным лицом;
  • Отклонено - заявка в статусе "Согласование", которая по каким-то причинам была отклонена согласователем;
  • Выполняется - обработанная оператором заявка, по которой была назначена курьерская служба;
  • Доставлено - заявка, которая была доставлена получателю;
  • Отменено КС - заявка, которая по каким-то причинам была отменена курьерской службой.
 
 
Входящие заявки могут быть в статусах:
 
  • Доставлено - в случае если корреспонденция/груз поступили в компанию, но ещё не были вручены адресату;
  • Получено - если отправление вручено адресату.
 
Пользователь имеет возможность просматривать краткую информацию по входящим заявкам, а также видит их историю.
 
 
 
Жизненный цикл заявки:
 
Все заявки в системе принимают различные статусы в зависимости от действий, совершаемых пользователями. Каждое действие будет сопровождаться почтовыми и системными уведомлениями, при соответствующих настройках в профиле пользователя.
 
Пример системного уведомления:
 
 
После создания заявки пользователем она будет сохранена в статусе "Создано", а оператор получит соответствующее уведомление.
 
 
Для перевода заявки в следующий статус оператору потребуется обработать её и назначить курьерскую службу. После этого заявка перейдет в статус "Выполняется", а её автору поступит уведомление об изменении статуса.
В случае, если это была внутренняя почта, то есть при оформлении заявки в блоках Отправитель и Получатель были проставлены чекбоксы Отправка из офиса и В офис, то после назначения оператором курьерской службы данная исходящая заявка будет отображена и во входящих.
 
Также оператор может самостоятельно создавать заявки и сразу назначать им курьерскую службу. В этом случае заявка сразу будет принимать статус "Выполняется".
 
В случае если заявка по какой-то причине будет отклонена курьерской службой, то её статус изменится на "Отменено КС".
 
Заявки, требующие согласования, будут создаваться в статусе "Согласование". Сотруднику, ответственному за согласование, также будет направлено уведомление. В зависимости от его действий заявка может принять статус:
 
  • Отменено - если её отклонили;
  • Создано - в случае если она была подтверждена согласователем.
     
    В обоих случаях автор заявки получит уведомление. Если заявка была согласована, дополнительно будет отправлено уведомление оператору, который должен будет её обработать.
     
    Если пользователь внесет изменения в согласованную, но еще не обработанную заявку, то она будет повторно отправлена на согласование.
    Операторы и администраторы могут вносить изменения в заявку и назначать курьерскую службу без повторного согласования.
     
    Статус "Выполняется" сменится на следующий, когда в заявку будет внесена информация о доставке. Это может происходить автоматически, в зависимости от статуса, переданного курьерской службой, или вручную, когда оператор укажет дату доставки и получателя. В этом случае исходящая заявка перейдет в статус "Доставлено".
В случае если была оформлена заявка "из офиса в офис", но у компании отключена функция "Использует внутреннюю почту" в разделе локации, то после передачи информации о доставке КС заявка также автоматически перейдет в статус "Доставлено". При включенной функции, по завершению доставки со стороны курьерской службы, заявка будет проверяться по условию - если у офиса отправителя установлен чекбокс внутренней почты, то в истории заявки отметится статус "Доставлено", но сама она останется в статусе "Выполняется". В таком случае оператор офиса получателя должен будет найти корреспонденцию по номеру заявки или накладной во входящих и завершить ее обработку, чтобы заявка перешла в статус "Доставлено".
 
Новые входящие заявки создаются в статусе "Доставлено", если отправление только поступило в компанию, но еще не было вручено адресату. В статус "Получено" заявка перейдет в случае, если получатель забрал отправление.