Копирование, редактирование, обработка, печать, консолидация и удаление заявок

Редактирование заявки:

Для редактирования доступны все видимые Вам заявки, созданные Вами или другими пользователями, которым ещё не назначена курьерская служба.

Чтобы отредактировать заявку, выберите нужный Вам номер и нажмите на его ID. После внесения всех необходимых изменений не забудьте нажать кнопку Сохранить.

Если два пользователя пытаются одновременно зайти в одну и ту же заявку - система выдаст следующее предупреждение с указанием кто из сотрудников в данным момент находится в режиме редактирования заявки. При этом для второго пользователя все поля заявки будут заблокированы для изменений.

Для осуществления других действий с заявками - отметьте чекбоксом нужные и выберите необходимое действие.

Печать:

Эта функция позволяет:

распечатывать наклейки для оформления отправлений (отправитель-получатель);
подготовить опись для Почты России;
сформировать доставочный лист штатного курьера для выбранных заявок;
экспортировать в Excel выбранные заявки;
распечатывать накладные для заявок, обработанных в автоматическом режиме.

Для печати наклеек выберите их необходимый формат, а для печати описи, доставочных листов или накладных просто нажмите кнопку Печать. После этого откройте сформировавшуюся архивную папку с файлами и распечатайте их.

История заявки:

Чтобы узнать кем была создана заявка или просмотреть вносимые в заявку изменения, выберите нужный Вам номер и нажмите История.

Откроется информационное окно, в котором будет указан номер просматриваемой заявки, дата и время, описание изменений и пользователь, которых их внёс.

Копирование заявки:

Если Вы осуществляете регулярные отправления, скопируйте новые или уже обработанные заявки, чтобы не заполнять форму повторно.

Для копирования выберите нужную Вам заявку и нажмите кнопку Копировать. После этого откроется форма, заполненная данными копируемой заявки. Проверьте правильность указанной информации, в случае необходимости внесите изменения, укажите дату, когда заявка должна быть отправлена (или оставьте автоматически установленную системой ближайшую возможную дату) и нажмите кнопку Сохранить.

При выборе нескольких заявок каждая будет открыта в отдельном окне.

Удаление заявки:

Удалять можно исходящие заявки в статусах "Создано" или "Согласование", которые ещё не были обработаны. После удаления заявки ее восстановление невозможно.

Важно!

В случае, если Вам необходимо удалить заявку, которой была назначена курьерская служба или присвоен номер накладной, пожалуйста, свяжитесь с курьерской службой для отмены заявки.

Консолидация:

В случае, если Вам необходимо отправить документы по нескольким заявкам в один адрес, например, в одном конверте, то выделите нужные заявки и нажмите кнопку Консолидация.

Системой будет сформирована новая заявка со ссылками на все вошедшие в консолидацию заявками. В блоке Отправитель автоматически будет указан адрес локации автора консолидации, который можно изменить при необходимости. Блоки Получатель и Информация о доставке необходимо будет заполнить вручную.

Такие заявки видны только их автору.

В исходных заявках также появятся ссылки на консолидированную.

При изменении статуса консолидированной заявки автоматически будут меняться и статусы вошедших в консолидацию заявок.

Обработка заявок:

Если Вам необходимо обработать 2 и более заявок в ручном режиме, выделите нужные заявки и нажмите кнопку Обработать. После этого заполните все необходимые поля и нажмите Обработать повторно.

Функция действует только для заявок в статусе "Создано". В случае если будет указана дата обработки, то заявки перейдут в статус "Выполняется", если указана дата и время доставки - в статус "Доставлено".