Пользователи

Раздел предназначен для регистрации новых пользователей и управления существующими.

Импорт и Экспорт пользователей:

Если система Effice только начинает свой запуск внутри Вашей компании, функция "Импорт из Excel" поможет Вам быстро и массово зарегистрировать сотрудников компании внутри системы. Допускается импорт файла до 10 Mb.

Файл импорта содержит следующие поля: E-mail, Фамилия, Имя, Отчество, Юр. лицо, Локация, Кост-центр, Способ доставки, Этаж, Рабочее место, Телефон, Роль, Особая отметка. Обратите внимание, что первая строка таблицы должна содержать названия полей для сопоставления в том порядке, в котором они перечислены.

E-mail, Фамилия, Имя, Юр. лицо, Локация, Кост-центр, Телефон должны быть обязательно заполнены, пустые ячейки не допускаются.

При импорте всем по умолчанию устанавливается роль - пользователь. Пароль в загрузочном файле не указывается, поэтому при первом входе в систему пользователю потребуется воспользоваться функцией Восстановление пароля.

Также Вы можете обновлять данные пользователей с помощью функции Импорт. Для этого в файле импорта должен присутствовать столбец с ID. Если ID пользователя не указан, то будет создана новая запись. Если обновляемый пользователь является Администратором системы, поля - Электронный адрес, Фамилия, Имя, Отчество, Роль не будут обновлены. Все поля таблицы обновления должны быть заполнены. Перед обновлением пользователей рекомендуется сначала выгрузить список текущих пользователей, внести изменения и удалить лишние столбцы.

Шаблоны загрузки новых и обновления имеющихся пользователей Вы можете скачать перед загрузкой файла.

Для выгрузки всего списка зарегистрированных в системе Effice пользователей, нажмите на кнопку "Экспорт в Excel".

Важно!

При экспорте списка пользователей в Excel не выгружаются пароли пользователей.

Регистрация нового пользователя:

Чтобы добавить нового пользователя, нажмите кнопку Добавить и заполните открывшуюся форму. После внесения всей информации не забудьте Сохранить данные.

Данное поле доступно только администраторам и операторам системы. Изменить его настройки для пользователя можно только в Меню - Пользователи.

Администратор может присвоить пользователю Роль Пользователь или Оператор, также он не может понизить роль Администратора.

При выборе роли Пользователь станут доступными блоки:

1. Настройки, с помощью которых Вы можете включить/отключить поэтапное заполнение заявки и выбрать тему экрана.

2. Блок Уведомлений, в котором Вы можете управлять уведомлениями, которые будут приходить на электронный адрес пользователя, а также отображаться в системе.

При выборе роли Оператор станут доступными блоки:

1. Настройки, где Вы сможете выбрать локации по умолчанию, а также цветовую тему экрана.

2. Блок Уведомлений, с помощью которого можно настроить почтовые и системные уведомления.

Данное поле доступно только администраторам и операторам системы. Вы можете выбрать в нем необходимую отметку (из внесенных в раздел Отметки), которая в дальнейшем поможет Вам быстро найти нужных пользователей с помощью фильтра (например, штатный/внештатный сотрудник).

В данном поле Вы можете выбрать пользователя-ассистента/ассистентов, на чье имя будут приходить уведомления о создании новых входящих заявок (например, на время отпуска основного сотрудника).

Поле доступно только операторам и администраторам системы и является обязательным для заполнения, если заполнено поле "Уведомление ассистента".

Поле появляется только в случае заполнения предыдущего поля. Выберите кому будут приходить уведомления о новой входящей корреспонденции - только ассистенту или пользователю и ассистенту.

Поле является обязательным для заполнения, если заполнено поле "Ассистент". Уведомления приходят в случае соответствующих настроек в профиле.

Персональный адрес используется в форме создания исходящих заявок при нажатии кнопки Заполнить моими данными. Если в профиле пользователя персональный адрес не заполнен, то при нажатии кнопки Заполнить моими данными - автоматически будет установлен чекбокс Отправка из офиса и подставится адрес локации, которая закреплена за пользователем в профиле.

Редактирование данных пользователя:

Администратору доступна возможность вносить изменения в учетные записи пользователей. Настоятельно рекомендуем, использовать эту функцию только при крайней необходимости, так как пользователь может вносить изменения в свой профиль самостоятельно.