Меню

 
Раздел Меню предназначен для создания новых и управления существующими в системе записями. Он содержит разделы:
 
  • Клиент -

    раздел, в котором располагаются таблицы с записями, содержащие справочную информацию, уникальную для каждого клиента:

     
  • пользователи - список сотрудников компании, имеющих доступ к работе в системе Effice;
  • юридические лица - список всех юридических лиц, принадлежащих данному клиенту;
  • отделы - список отделов того или иного юридического лица выбранного клиента. Все отделы имеют привязку к определенному юр. лицу, у каждого юр. лица может быть несколько отделов;
  • локации - все адреса офисов компании, используемые для отправки корреспонденции. Каждая локация привязана к определенному юридическому лицу.
     
Вы можете добавлять, редактировать, блокировать и удалять записи этих разделов.
 
2. Справочники кост-центров - раздел предназначен для управления списком кост-центров и дополнительных идентификаторов, используемых в Вашей компании. Также в нем содержится справочник идентификаторов для интеграции с курьерской службой Major Express.
 
Вы можете производить различные действия с записями всех разделов, кроме Идентификаторы Major.
 
3. Настройки модуля - раздел служит для настройки полей, используемых  в системе при создании входящих и исходящих заявок.
 
  • способы доставки - список отделов или сотрудников, которые могут принимать корреспонденцию;

  • особые условия доставки - виды условий доставки.

    Записи данного раздела используются пользователями системы при создании исходящих заявок в блоке Особые условия, в случае, если для перевозки требуются какие-либо специальные условия;
  • содержимое - список возможных наименований вложений, которые используются пользователями системы при создании исходящих и входящих заявок;
  • согласователи - список пользователей, которые могут согласовывать те или иные исходящие заявки;
  • привилегии пользователей - раздел, помогающий настраивать дополнительные возможности (привилегии) для пользователей;
  • отметки - список особых отметок, которые будут применяться для настройки определенных групп пользователей;
  • шаблоны входящих отбивок - раздел для создания шаблонов писем, которые будут поступать пользователям при наличии входящей корреспонденции для них.
 
Вы можете добавлять, копировать, редактировать, блокировать и удалять записи этих разделов.
 
4. Курьерские службы - список курьерских служб, с которыми сотрудничает Ваша компания.
 
5. Адресная книга представляет собой справочник всех адресов, которые когда-либо указывались пользователями при создании исходящих заявок. Если указанного адреса нет в системе, то он автоматически добавляется в справочник вместе с контактными данными отправителя/получателя.
Вручную новые записи в адресную книгу могут вносить только администраторы системы.
 
6. Статистика - раздел предназначен для просмотра основной статистики по созданным и обработанным заявкам за требуемый период времени.
 
7. Согласование - раздел для согласования заявок пользователей. Отображается в случае если Вы назначены согласователем по каким-либо заявкам.
 
8. Подпись с планшета - используется для закрытия заявок на планшете. После выбора одной или нескольких входящих заявок, которые необходимо вручить и закрыть на планшете, нужно выбрать этот пункт меню на принимающем устройстве, в нём будет открыто окно подписи.
 
9. Инструкция по работе с системой Effice.
 
10. F.A.Q. - раздел содержит часто задаваемые вопросы и ответы на них. Также в нём Вы можете загружать и просматривать инструкции по пользованию системой.
 
11. Ссылка на профиль и настройки.
 
 
Данные разделов доступны для редактирования, внесения новых записей, блокировки и удаления имеющихся записей администраторами. Для этого отметьте нужный ID и выберите необходимое действие.
 
 
Блокировка:
 
Если Вам необходимо заблокировать ту или иную запись, выберите нужную и нажмите кнопку Переключить. Блокировка не позволит пользователям использовать запись при создании и закрытии заявок, а при блокировке пользователя он не сможет войти в систему. Данная функция подойдет для блокировки записей, которые больше не используются или по каким-то причинам временно должны быть недоступны.
 
Для активации записи - нажмите Переключить повторно.
 
При блокировке юридического лица будут заблокированы все связанные с ним записи - отделы этого ЮЛ и кост-центры, связанные с этими отделами. После активации записи все связи так же будут разблокированы.
При этом соответствующие поля в профиле пользователей станут пустыми и им потребуется обновить информацию в профиле, чтобы продолжить пользоваться системой.
 
Удаление:
 
Удалять можно только те записи, которые ещё не были использованы при создании заявок.
 
Важно!
 
Мы настоятельно не рекомендуем удалять записи во избежание ошибок при отображении списка заявок. Воспользуйтесь отключением записи, чтобы заблокировать возможность её использования.