Раздел Меню предназначен для создания новых и управления существующими в системе записями. Он содержит разделы:
-
Клиент - раздел, в котором располагаются таблицы с записями, содержащие справочную информацию, уникальную для каждого клиента:
-
пользователи - список сотрудников компании, имеющих доступ к работе в системе Effice;
-
юридические лица - список всех юридических лиц, принадлежащих данному клиенту;
-
отделы - список отделов того или иного юридического лица выбранного клиента. Все отделы имеют привязку к определенному юр. лицу, у каждого юр. лица может быть несколько отделов;
-
локации - все адреса офисов компании, используемые для отправки корреспонденции. Каждая локация привязана к определенному юридическому лицу.
Вы можете добавлять, редактировать, блокировать и удалять Пользователей, остальные разделы доступны только для просмотра.
2. Справочники кост-центров - раздел предназначен для управления списком кост-центров и дополнительных идентификаторов, используемых в Вашей компании. Также в нем содержится справочник идентификаторов для интеграции с курьерской службой Major Express.
Вы можете производить различные действия с записями всех разделов, кроме Идентификаторы Major.
3. Настройки модуля - раздел служит для настройки полей, используемых в системе при создании входящих и исходящих заявок.
-
способы доставки - список отделов или сотрудников, которые могут принимать корреспонденцию;
-
особые условия доставки - виды условий доставки.
Записи данного раздела используются пользователями системы при создании исходящих заявок в блоке Особые условия, в случае, если для перевозки требуются какие-либо специальные условия; -
содержимое - список возможных наименований вложений, которые используются пользователями системы при создании исходящих и входящих заявок;
-
привилегии пользователей - раздел, с помощью которого Вы можете настраивать дополнительные возможности для пользователей системы;
-
шаблоны входящих отбивок - раздел для создания шаблонов писем, которые будут поступать пользователям при наличии входящей корреспонденции для них.
Вы можете добавлять, копировать, редактировать, блокировать и удалять Способы доставки и Привилегии пользователей, остальные разделы доступны только для просмотра.
4. Адресная книга представляет собой справочник всех адресов, которые когда-либо указывались пользователями при создании исходящих заявок. Если указанного адреса нет в системе, то он автоматически добавляется в справочник вместе с контактными данными отправителя/получателя.
Вручную новые записи в адресную книгу могут вносить только администраторы системы. Операторы могут только просматривать имеющиеся записи.
5. Согласование - раздел для согласования заявок пользователей. Отображается в случае если Вы назначены согласователем по каким-либо заявкам.
6. Подпись с планшета - используется для закрытия заявок на планшете. После выбора одной или нескольких входящих заявок, которые необходимо вручить и закрыть на планшете, нужно выбрать этот пункт меню на принимающем устройстве, в нём будет открыто окно подписи.
7. Инструкция по работе с системой Effice.
8.
F.A.Q. - раздел содержит часто задаваемые вопросы и ответы на них. Также в нём Вы можете посмотреть инструкции по пользованию системой, если они были загружены администратором.
Данные некоторых разделов доступны для редактирования, внесения новых записей, блокировки и удаления имеющихся записей операторами. Для этого отметьте нужный ID и выберите необходимое действие.
Блокировка:
Если Вам необходимо заблокировать ту или иную запись, выберите нужную и нажмите кнопку Переключить. Блокировка не позволит пользователям использовать запись при создании и закрытии заявок, а при блокировке пользователя он не сможет войти в систему. Данная функция подойдет для блокировки записей, которые больше не используются или по каким-то причинам временно должны быть недоступны.
Для активации записи - нажмите Переключить повторно.
При блокировке юридического лица будут заблокированы все связанные с ним записи - отделы этого ЮЛ и кост-центры, связанные с этими отделами. После активации записи все связи так же будут разблокированы.
При этом соответствующие поля в профиле пользователей станут пустыми и им потребуется обновить информацию в профиле, чтобы продолжить пользоваться системой (система выдаст соответствующее сообщение).
Удаление:
Удалять можно только те записи, которые ещё не были использованы при создании заявок.
|
Важно!
Мы настоятельно не рекомендуем удалять записи во избежание ошибок при отображении списка заявок. Воспользуйтесь отключением записи, чтобы заблокировать возможность её использования.
|
